Bestuurssecretaresse

Jouw baan

Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt een van onze wethouders professioneel, proactief en betrouwbaar. Dankzij jouw inzet verlopen afspraken, vergaderingen en bestuurlijke activiteiten soepel en zorgvuldig.
Je werkt in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat de bestuurder zich kan richten op de inhoud. Je bent een verbindende schakel tussen bestuurder, organisatie, inwoners en externe relaties. Je herkent bestuurlijke prioriteiten, anticipeert op wat nodig is en handelt discreet en zorgvuldig.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de doorontwikkeling en verdere professionalisering van team Bestuursondersteuning. Je brengt verbetermogelijkheden in kaart, helpt werkafspraken en processen te versterken en draagt bij aan een eenduidige, toekomstgerichte werkwijze binnen het team.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt een wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt dat zaken achter de schermen goed zijn georganiseerd. Je houdt je onder andere bezig met:'

• Beheren van de agenda en organiseren van bestuurlijke overleggen, werkbezoeken en bijeenkomsten
• Voorbereiden van vergaderingen, briefings en dossiers
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en onderhouden van contacten met interne en externe relaties
• Bewaken van de informatievoorziening, correspondentie, acties en deadlines
• Signaleren van knelpunten en bestuurlijke gevoeligheden en hierop tijdig acteren
• Bijdragen aan de verdere professionalisering van processen en werkwijzen binnen het team.
   

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige en stevige professional die gemakkelijk schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden en belangen. Je werkt zorgvuldig en dienstverlenend, denkt meerdere stappen vooruit en blijft rustig wanneer er veel tegelijk speelt. Je begrijpt de dynamiek van een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wat vertrouwelijkheid en integriteit in de praktijk vragen.

Je bent bovendien een teamspeler met een ontwikkelgerichte blik. Je deelt kennis, spreekt collega’s op een constructieve manier aan en krijgt mensen mee in verbeteringen. Je combineert continuïteit in de dagelijkse ondersteuning met aandacht voor kwaliteit, uniformiteit en vernieuwing.

Daarnaast beschik je over:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau
• Ruime ervaring in secretariële of managementondersteuning op senior niveau
• Bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
• Sterke organisatorische vaardigheden, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om prioriteiten te stellen
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Microsoft 365, en affiniteit met procesverbetering

Wat bieden wij jou?

Werken bij de gemeente Aalsmeer betekent werken in een organisatie waar jouw bijdrage zichtbaar is en ertoe doet. Je krijgt een afwisselende functie in het hart van het gemeentebestuur. Daarbij krijg je ruimte om niet alleen de dagelijkse ondersteuning goed te organiseren, maar ook mee te bouwen aan de ontwikkeling van het team.

• Een dienstverband van 24-32 uur per week
• Een salaris van maximaal € 5.096 bruto per maand (schaal 9, cao Gemeenten, bij 36 uur)
• Uitzicht op een vast dienstverband
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%
• Flexibele werktijden en een eigentijds arbeidsvoorwaardenpakket
• Een betrokken en collegiaal team waarin samenwerking, kwaliteit en ontwikkeling centraal staan

Werken bij de gemeente Aalsmeer

Aalsmeer is een ondernemende gemeente met ruim 33.000 inwoners. We zijn een compacte organisatie met korte lijnen, waar medewerkers elkaar kennen en gemakkelijk weten te vinden. We geven ruimte aan eigen initiatief, verantwoordelijkheid en ontwikkeling. Samen werken we iedere dag aan een prettige leef-, woon- en werkomgeving voor inwoners, ondernemers en bezoekers. Dat doen we met betrokken collega’s die zich met enthousiasme inzetten voor Aalsmeer en Kudelstaart.

Over team Bestuursondersteuning

Team Bestuursondersteuning ondersteunt burgemeester en wethouders bij hun dagelijkse werkzaamheden. Samen zorgen we dat bestuurders optimaal zijn voorbereid en bestuurlijke processen soepel verlopen. We werken nauw samen, vervangen elkaar waar nodig en zetten ons gezamenlijk in voor professionele, betrouwbare en toegankelijke dienstverlening aan bestuur en organisatie.
Het team is volop in ontwikkeling. We werken aan verdere professionalisering, eenduidige werkprocessen, slimme inzet van digitale hulpmiddelen en versterking van de onderlinge samenwerking. Van de nieuwe bestuurssecretaresse verwachten we een zichtbare en actieve bijdrage aan deze ontwikkeling.

Enthousiast geworden?

Wil jij jouw organisatietalent en ervaring inzetten in een bestuurlijke omgeving waar je daadwerkelijk het verschil maakt? En wil je samen met je collega’s bouwen aan een toekomstgericht team Bestuursondersteuning? Dan maken wij graag kennis met je.

Stuur je motivatie en cv uiterlijk vrijdag 16 oktober naar recruitment@aalsmeer.nl, ter attentie van Welmoed Jongkind (Directeur bedrijfsvoering). Vragen over de functie? Neem dan contact op met Amanda Labee via 0297 387512.