Privacy en informatiebeveiliging

Algemene privacyverklaring

Wat persoonsgegevens zijn en hoe wij deze verwerken

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect over iemand gaan, of naar deze persoon verwijzen. Voorbeelden zijn een naam, adres of burgerservicenummer (BSN). Persoonsgegevens worden op verschillende manieren verwerkt zoals verzamelen, opslaan, inzien, doorgeven, wijzigen of vernietigen. 

Aan deze wetgeving moeten we voldoen op het gebied van gegevensbescherming

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) zijn van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens. Bij het verwerken van politiegegevens houdt de gemeente zich aan de Wet politiegegevens (Wpg).  

Dit zijn de verantwoordelijken voor de verwerking van uw gegevens

De gemeente heeft 3 bestuursorganen: de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders (college van B en W) en de gemeenteraad. Deze organen zijn verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens bij het uitvoeren van hun taken.  

Zo worden uw persoonsgegevens verwerkt

U kunt op veel manieren met de gemeente te maken hebben. Bijvoorbeeld als u uw huwelijk of de geboorte van uw kind registreert, als u een belastingaanslag krijgt, of als u een vergunning, uitkering of andere voorziening aanvraagt. Om u te helpen, hebben we vaak uw persoonsgegevens nodig. Deze gegevens kunt u op verschillende manieren geven: bijvoorbeeld via een formulier op onze website, telefonisch of in een online loket zoals Mijn Aalsmeer.  

De gemeente gebruikt uw persoonsgegevens om haar taken goed uit te voeren, zoals de wet dat van ons vraagt. Deze taken staan in wetten zoals de Gemeentewet, Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning of de Jeugdwet. Sommige wetten geven exact aan welke gegevens we nodig hebben. Bij andere wetten maken we dit op uit de taken.

We gebruiken uw gegevens alleen als daarvoor een grondslag is. Dat houdt in dat we een reden moeten hebben voor het verwerken van de gegevens. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van het doel. Soms zijn dit contactgegevens, andere keren (ook) gezondheids- of financiële gegevens. Onze boa’s (buitengewoon opsporingsambtenaren) gebruiken bijvoorbeeld politiegegevens voor hun werk, zoals bij het handhaven van de openbare orde.  

In onze specifieke privacyverklaringen leggen we voor bepaalde onderwerpen en processen uit welke gegevens we verwerken en waarom.

Ook houden we een register bij van alle verwerkingsactiviteiten. Hierin staat onder meer waarom en op basis van welke grondslag we gegevens gebruiken.  

Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen

Gemeente Aalsmeer werkt samen met verschillende partijen om haar taken uit te voeren. Dit zijn zowel andere overheidsinstellingen als private partijen zoals bedrijven of stichtingen. Voorbeelden hiervan zijn andere gemeenten, overheidsorganen zoals de Sociale Verzekeringsbank of Belastingdienst, de politie, zorgaanbieders en schuldeisers.  

Soms moet de gemeente persoonsgegevens delen met deze partijen. De gemeente kan hierbij gegevens verstrekken of opvragen. Dit doen we alleen als het nodig is om onze werkzaamheden uit te voeren of om aan de wet te voldoen.  

Bijvoorbeeld, als u een boete niet op tijd betaalt, kan het nodig zijn uw gegevens te delen met het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB). Of als er een incident is waarbij de gemeente aangifte moet doen, delen we gegevens met het Openbaar Ministerie of de politie.

Als de gemeente persoonsgegevens uitwisselt met andere partijen, maken we daarover afspraken die passen bij de geldende wet- en regelgeving.

Uitgangspunt is dat persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijven. Als we toch gegevens moeten delen met partijen buiten de EER, zorgen we dat goede afspraken over bescherming van uw gegevens zijn gemaakt. 

Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren

De gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Sommige dossiers moeten we altijd bewaren, andere vernietigen we na een bepaalde tijd. Hoelang dit is, staat in de Archiefwet en de selectielijst voor gemeenten. De selectielijst kunt u vinden op de website van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Er zijn ook speciale regels voor het bewaren van politiegegevens in de Wet politiegegevens.

Zo beveiligen wij uw persoonsgegevens

Om te voorkomen dat er iets misgaat met persoonsgegevens, zoals diefstal of ongeoorloofde toegang, neemt de gemeente maatregelen. We volgen daarbij de regels voor informatiebeveiliging die gelden binnen de overheid, bekend als de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Meer informatie hierover vindt u in het informatieveiligheidsbeleid van gemeente Aalsmeer. 

Dit zijn uw rechten op basis van de AVG

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u verschillende privacyrechten. U kunt deze rechten gebruiken voor controle over uw eigen persoonsgegevens. Bent u jonger dan 16 jaar of staat u onder curatele, dan moet uw wettelijke vertegenwoordiger voor u een verzoek indienen. Dit is soms ook zo bij bewind en mentorschap.  

• Recht op inzage 

Met het recht op inzage kunt u nagaan welke persoonsgegevens de gemeente van u heeft. U krijgt hierbij ook informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens.  

• Recht op correctie  

Als uw gegevens niet kloppen of niet volledig zijn, kunt u vragen deze te veranderen of aan te vullen. De gemeente zorgt dan dat de gegevens worden verwijderd, aangevuld of aangepast. Let op: u kunt dit recht niet inzetten om de mening of conclusie van een medewerker te wijzigen. 

• Recht op verwijdering 

U kunt vragen om uw gegevens te laten verwijderen als deze bijvoorbeeld niet kloppen of niet meer nodig zijn. Dit recht geldt onder andere niet als de gemeente wettelijk verplicht is de gegevens te bewaren. 

• Recht op beperking 

U kunt vragen het gebruik van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld als u denkt dat ze niet kloppen. De gemeente zal dan stoppen met het gebruiken van uw gegevens totdat besloten is wat er mee gebeurt. 

• Recht op bezwaar 

U kunt bezwaar maken tegen hoe uw gegevens worden gebruikt. De gemeente zal dan uw belangen afwegen tegen die van de gemeente. Let op: dit is anders dan bezwaar maken tegen een besluit. 

• Recht op overdraagbaarheid 

In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens naar een andere organisatie laten overdragen. Dit kan alleen als de gemeente een overeenkomst met u heeft of als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens. Dit gebeurt bijna nooit bij de gemeente. 

• Recht om toestemming in te trekken 

Als de grondslag voor verwerking van uw persoonsgegevens ‘toestemming’ is, dan mag u altijd de gegeven toestemming intrekken.  

Verzoek indienen 

U kunt uw verzoek online indienen met het formulier Rechten van betrokkenen. Log in met uw DigiD, zodat wij zeker weten dat u de juiste persoon bent. Geef duidelijk aan wat uw verzoek is. De gemeente beantwoordt uw AVG-verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand. Soms kan deze termijn met 2 maanden verlengd worden. We behandelen uw verzoek pas als we uw identiteit hebben vastgesteld.  

Onder de Wet politiegegevens heeft u ook recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens. Voor deze rechten gelden speciale regels en andere termijnen.  

Zo kunt u een vraag stellen, een klacht indienen of contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming

Heeft u een vraag over hoe uw persoonsgegevens beschermd worden of wilt u om een andere reden contact met de gemeente? Kijk dan op onze contactpagina. 

U kunt ook contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). De FG controleert of we goed omgaan met persoonsgegevens. Het is een interne toezichthouder en adviseur voor gegevensbescherming. U kunt contact opnemen met de FG door te mailen naar fg@aalsmeer.nl. 

Als u een probleem heeft met hoe de gemeente omgaat met uw gegevens en we komen er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de landelijke toezichthouder voor gegevensbescherming.