Evenement organiseren

Verschillende evenementen

In Aalsmeer maken wordt onderscheid gemaakt in vier categorieën evenementen op basis van hoe risicovol het evenement is. Per categorie gelden er andere voorwaarden. De risico’s worden bepaald aan de hand van de risicoscan. Deze dient u zelf in te vullen en mee te sturen met uw aanvraag. De score uit de risicoscan is niet het enige dat bepaalt in welke categorie een evenement valt. Er zijn specifieke voorwaarden die er toe leiden dat een evenement in een categorie valt. Evenementen met meer dan 250 personen, of waarbij versterkte muziek wordt afgespeeld, vallen nooit onder een melding klein evenement, ondanks dat het mogelijk is dat een evenement minder dan 5 punten scoort in de risicoscan.

Klein evenement

Voor een klein evenement, straatfeest of buurtbarbecue heeft u geen vergunning nodig. U dient vijftien werkdagen voorafgaand aan het evenement een compleet meldingsformulier klein evenement in.

Voor een klein evenement hoeft u geen leges te betalen.

Let op: vanwege het coronavirus moeten er ook bij een klein evenement maatregelen worden getroffen om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan. U dient daarom in ieder geval rekening te houden met:

• de geldende wet- en regelgeving en richtlijnen;
• dat u maatregelen treft om de verspreiding van COVID-19 tegen gaan;
• dat u zorgt voor en toezicht houdt op de naleving van het bovengenoemde.

Voorwaarden

Als uw evenement aan alle onderstaande voorwaarden voldoet is uw evenement altijd een klein evenement:

1. tijdens het evenement is de organisator telefonisch bereikbaar;
2. er zijn maximaal 250 personen aanwezig op het evenement;
3. het evenement vindt gedurende één dag plaats;
4. het evenement eindigt op zondag tot en met donderdag niet later dan 23.00 uur en op vrijdag en zaterdag niet later dan 01.00 uur;
5. het evenement vindt niet plaats op zondag voor 13.00 uur;
6. op het evenemententerrein is een vrije doorgang van minimaal 3,50 meter breed en 4,50 meter hoog om de doorgang van de hulpdiensten te waarborgen;
7. de openbare weg blijft toegankelijk voor al het verkeer. Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan en veroorzaakt anderszins geen belemmering voor het verkeer en voetgangers;
8. de gebruikte openbare ruimte wordt schoon en veilig achtergelaten;
9. er wordt geen zwak-alcholhoudende drank verkocht;
10. er wordt geen sterke drank geschonken;
11. het evenement veroorzaakt geen overmatige geluidshinder, er wordt geen gebruik gemaakt van versterkte muziek, alleen achtergrondmuziek is toegestaan;
12. parkeren van voertuigen geschiedt alleen op de daarvoor bestemde parkeerplaatsen of op een andere geschikte en wettelijke toegestane wijze;
13. er worden geen objecten geplaatst met een gezamenlijke oppervlakte van meer dan 15 vierkante meter;
14. er worden geen producten of goederen verkocht.

Regulier evenement (categorie A)

Voor een regulier evenement heeft u een vergunning nodig. U dient acht weken voorafgaand aan de eerste dag van het evenement een compleet aanvraagformulier evenementenvergunning in. Bij de aanvraag dient u in ieder geval de risicoscan, een compleet veiligheidsplan in, een plattegrondtekening van de inrichting van het evenemententerrein en indien van toepassing de constructiegegevens van de objecten en een verkeersplan in.

Het tarief voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning treft u aan in onderstaande tabel.

Meerjarige evenementenvergunning

Voor een evenement in de categorie A dat jaarlijks op dezelfde wijze plaats vindt, kunt u een meerjarige evenementenvergunning aanvragen. Deze kan voor een maximale periode van vijf jaar worden verleend.

Voorwaarden

Aan een meerjarige evenementenvergunning zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• minimaal acht weken voorafgaand aan de eerste dag van het evenement doet u een melding van het evenement en dient u de risicomatrix opnieuw in;
• aanpassingen die direct of indirect van invloed zijn op de openbare orde en/of veiligheid van het te organiseren evenement, worden twaalf weken voorafgaand aan het evenement ingediend. Aan de hand van deze aanpassingen wordt beoordeeld of wederom gebruik kan worden gemaakt van de vergunning of dat er een nieuwe aanvraag ingediend moet worden;
• de vergunning wordt persoonlijk aan de organisator verstrekt en is niet overdraagbaar. Als er een andere organisator is voor hetzelfde evenement, dan vervalt de meerjarige vergunning;
• alleen de evenementenvergunning wordt meerjarig verleend. Andere bijkomende ontheffingen, zoals de tapontheffing of de ontheffing Zondagswet moeten wel jaarlijks worden aangevraagd;
• de burgemeester behoudt altijd het recht de vergunning te weigeren, in te trekken of anderzijds maatregelen te nemen in het belang van de openbare orde en veiligheid.
• Het tarief voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een meerjarige evenementenvergunning treft u aan in de tabel op deze pagina.

Aandacht evenement (categorie B)

Voor een aandacht evenement heeft u een vergunning nodig. U dient twaalf weken voorafgaand aan de eerste dag van het evenement een compleet aanvraagformulier evenementenvergunning in. Bij de aanvraag dient u in ieder geval de risicoscan, een compleet veiligheidsplan, een plattegrondtekening van de inrichting van het evenemententerrein en indien van toepassing de constructiegegevens van de objecten en een verkeersplan in. Voor aandacht evenementen worden geen meerjarige vergunningen verleend. Het tarief voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een aandacht evenementenvergunning treft u aan in de tabel op deze pagina.

Risico evenement (categorie C)

Voor een risico evenement heeft u een vergunning nodig. U meldt dit evenement uiterlijk 1 oktober in het jaar vóórdat het evenement plaatsvindt via het meldingsformulier regionale evenementenkalender. Daarnaast dient u 26 weken voorafgaand aan de eerste dag van het evenement een compleet aanvraagformulier evenementenvergunning in. Bij de aanvraag dient u in ieder geval de risicoscan, een compleet veiligheidsplan, een plattegrondtekening van de inrichting van het evenemententerrein en indien van toepassing de constructiegegevens van de objecten en een verkeersplan in. Voor risico evenementen worden geen meerjarige vergunningen verleend.

Het tarief voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een risico evenementenvergunning treft u aan in de tabel op deze pagina. 

Toelichting veiligheidsplan, geluid en alcohol

Veiligheidsplan

Bij het indienen van de vergunningaanvraag voor een evenement hoort een veiligheidsplan. In dit plan beschrijft u welke maatregelen worden getroffen om:

• de veiligheid van bezoekers te waarborgen;
• de gezondheid van bezoekers te waarborgen;
• de bereikbaarheid tijdens het evenement te waarborgen.

Ook voegt u in het veiligheidsplan de plattegrondtekening(en) toe van de inrichting van het evenemententerrein.  

De gemeente heeft een Handreiking Leidraad Opzetten Veiligheidsplan Evenementen opgesteld, dat als basis dient voor het veiligheidsplan.

Let op: vanwege het coronavirus zijn evenementorganisatoren verplicht maatregelen te treffen om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. U dient tezamen met het veiligheidsplan een besmettingsscenario in. Hierin beschrijft u welke maatregelen worden getroffen om:

• aan de geldende regels en richtlijnen te voldoen;
• de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan;
• het bovengenoemde na te leven en hoe u hier op toe ziet.

Geluid

De geluidsnorm voor uw evenement is afhankelijk van de locatie waar uw evenement plaats vindt. In het evenementenbeleid zijn voor de gehele gemeente locatieprofielen beschreven, waarbinnen per locatie profiel een geluidsnorm is verbonden. Zie bij onderstaande downloads het Evenementenbeleid 2016 voor de verschillende locatieprofielen.

Vindt uw evenement plaats in een (horeca)inrichting, dan kan de eigenaar/ondernemer van de inrichting een melding incidentele festiviteit doen.

Alcohol

Wilt u tijdens het evenement zwak-alcoholhoudende drank schenken? Dan heeft u daarvoor een ontheffing nodig van de Drank- en Horecawet. Tegelijk met uw aanvraag voor een evenementenvergunning dient u een aanvraag in voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank. In het aanvraagformulier evenementenvergunning is hiervoor als bijlage een apart aanvraagformulier opgenomen.

Voorschriften

Het schenken van zwak-alcoholhoudende drank moet onder onmiddellijke leiding plaatsvinden van een persoon die:

• de leeftijd van 21 jaar heeft bereikt;
• niet in enig opzicht van slecht levensgedrag;
• beschikt over een verklaring 'kennis en inzicht sociale hygiëne' (SVH).

Het schenken van sterke drank op evenementen is niet toegestaan.

Kosten

Het tarief voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning treft u aan in de tabel op deze pagina.

Termijn

De gemeente beslist binnen acht weken na ontvangst op uw aanvraag. Deze termijn mag eenmaal verlengd worden.

Bezwaar en beroep

U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen zes weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.